Datenschutzhinweis zum Erstattungsportal

Mit diesem Portal beantragst du die Erstattung von Auslagen, die du privat für ProjectTogether verauslagt hast, zum Beispiel Fahrt-, Übernachtungs- oder Druckkosten. Hier erfährst du, welche Daten wir dabei verarbeiten und welche Rechte du hast.

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich ist die ProjectTogether gGmbH. Die Kontaktdaten findest du im Impressum auf projecttogether.org. Fragen zu deinem Antrag beantwortet die im Formular genannte Kontaktadresse.

Welche Daten wir verarbeiten

Name, E-Mail-Adresse und Anschrift; Kontoinhaber:in, IBAN und gegebenenfalls BIC; deine Erläuterung zum Zweck der Auslagen; bei Reisen Zielort und Reisezeitraum; deine Auslagenpositionen mit Geschäftspartner, Anlass, Referenz und Betrag; bei Kilometererstattung Datum, Start, Ziel und Entfernung der Fahrten; die hochgeladenen Belege; deine Unterschrift sowie den Zeitpunkt der Einreichung. Belege können weitere personenbezogene Daten enthalten. Bitte schwärze Angaben, die für die Erstattung nicht nötig sind.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verwenden deine Angaben, um deinen Erstattungsanspruch zu prüfen, zu verbuchen und den Betrag auf dein Konto zu überweisen, sowie für Rückfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erstattung deiner Aufwendungen). Belege und Buchungsunterlagen bewahren wir aufgrund handels- und steuerrechtlicher Pflichten auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Die Sicherheitsprüfung hochgeladener Dateien und die Abwehr von Missbrauch beruhen auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Angaben sind für die Erstattung erforderlich. Ohne sie können wir deine Auslagen nicht erstatten.

Ablauf und Empfänger

Aus deinen Angaben, deinen Belegen und deiner Unterschrift erstellt das Portal ein PDF-Dokument. Es wird per E-Mail an das Buchhaltungspostfach unseres Finance-Teams gesendet und dort in unserer Ausgaben- und Buchhaltungssoftware Moss bearbeitet.

Dabei setzen wir Dienstleister ein, die deine Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten: Hetzner Online GmbH (Hosting auf Servern in Deutschland), MailerSend (E-Mail-Versand der PDF) und Moss (Ausgaben- und Buchhaltungssoftware). Für die Überweisung erhält unsere Bank deinen Namen, deine Kontoverbindung und den Betrag. Hochgeladene Dateien prüfen wir auf unserem eigenen Server auf Schadsoftware.

Speicherdauer im Portal

Nicht abgeschickte Formulare und ihre Dateien löschen wir nach 24 Stunden. Nach dem Einreichen löschen wir die erstellte PDF 7 Tage nach der Zustellung an Finance. Alle übrigen Angaben, Belege und deine Unterschrift löschen wir 30 Tage nach dem Einreichen. Gibt es Probleme bei der Zustellung, bewahren wir den Antrag auf, bis sie geklärt sind. Danach behalten wir für weitere 30 Tage nur die Referenz, den Zeitpunkt und den Bearbeitungsstatus.

Die an Finance übermittelten Unterlagen werden dort nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert, in der Regel bis zu zehn Jahre.

Cookies und Protokolle

Das Portal verwendet nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, damit dein Formular und deine Uploads dir zugeordnet bleiben. Es gibt keine Analyse- oder Werbe-Cookies und kein Tracking. Deine Texteingaben bleiben bis zum Absenden in deinem Browser; Belege und Unterschrift werden schon beim Hochladen gespeichert und geprüft. Zur Abwehr von Missbrauch verarbeiten wir eine verschlüsselte, aus deiner IP-Adresse abgeleitete Kennung höchstens zwei Tage lang. Unsere Server-Protokolle enthalten weder IP-Adressen noch Formularinhalte.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Einer Verarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses kannst du widersprechen. Wende dich dafür an die im Formular genannte Kontaktadresse oder an die Kontaktdaten im Impressum. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt.

Version 1 vom 22.10.2026